Software de gestión documental EUN logic
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El presente y futuro de la gestión de los archivos se prevé como un equilibrio entre lo físico y lo digital
El equilibrio entre lo físico y lo digital en la gestión de contenidos es fundamental para satisfacer las necesidades de diversos grupos de interés, desde empleados y directivos hasta reguladores y clientes. A continuación, se presentan varias estrategias para combinar ambos formatos de manera efectiva, aprovechando el papel crucial de los metadatos y las soluciones ofrecidas por EUN Logic.
Integración de Sistemas
Es esencial contar con sistemas que integren tanto los documentos físicos como los digitales. Utilizar un software de gestión que incluya funciones para catalogar y almacenar metadatos es clave. Esto permite una búsqueda y recuperación de información más eficiente, independientemente del formato en que se encuentre el contenido.
Uso de Metadatos para la Organización
Los metadatos no solo facilitan la gestión del contenido, sino que también mejoran la accesibilidad. Al etiquetar documentos físicos y digitales con metadatos relevantes, se puede hacer un seguimiento de la ubicación, autor, fecha de creación y otros criterios importantes. Esto es esencial para garantizar que todos los grupos de interés puedan acceder al contenido de manera fácil y rápida.
Capacitación y Concienciación
Es crucial educar a los usuarios sobre la importancia de los metadatos y la gestión de contenidos. Programas de capacitación pueden ayudar a los empleados a comprender cómo utilizar las herramientas digitales de manera efectiva, así como la relevancia de mantener los archivos físicos organizados.
Automatización y Eficiencia
Las soluciones de EUN Logic permiten automatizar procesos relacionados con la gestión de archivos. Esto no solo reduce el riesgo de error humano, sino que también agiliza la administración, permitiendo que las organizaciones se enfoquen en tareas más estratégicas. La automatización también mejora la seguridad, al minimizar el acceso no autorizado y facilitar la auditoría de documentos.
Seguridad de la Información
La combinación de formatos físico y digital eleva la necesidad de contar con medidas de seguridad robustas. Utilizar tecnologías avanzadas, como la encriptación para contenidos digitales y controles de acceso para documentos físicos, asegura que la información permanezca protegida. Las soluciones de EUN Logic ofrecen esa capa adicional de seguridad, ayudando a gestionar el riesgo asociado a los contenidos sensibles.
Transformación Digital Progresiva
La inversión en tecnología debe verse como un proceso continuo. A medida que las organizaciones avanzan en su transformación digital, la incorporación de nuevas soluciones y tecnologías debe ser estratégica. EUN Logic puede guiar a las organizaciones en este camino, asegurando que cada paso se alinea con sus objetivos a largo plazo.
Personalización y Flexibilidad
Tomar en cuenta las necesidades específicas de cada grupo de interés permitirá personalizar las soluciones de gestión documental. Algunas áreas pueden requerir un acceso más fácil a documentos físicos, mientras que otras pueden priorizar el contenido digital. La flexibilidad en el diseño y la implementación de soluciones es clave para satisfacer estas diversas expectativas.
El futuro de la gestión de contenidos reside en encontrar un equilibrio óptimo entre lo físico y lo digital, y EUN Logic se presenta como un aliado esencial en este proceso. A través de la integración de metadatos, la automatización de procesos y un enfoque centrado en la seguridad y la eficiencia, las organizaciones pueden avanzar de manera efectiva en su transformación digital y satisfacer las necesidades de todos sus grupos de interés.
Casos de éxito
El 620E Electronic Mobile Storage System en la nueva sede de Huawei.
Sistemas 620 de EUN para gestionar un archivo judicial con máxima capacidad de guarda y una ágil y segura gestión de la documentación.
La multinacional Terumo, en su filial de Costa Rica, implanta las soluciones innovadoras de EUN.
El AGEO de Oaxaca, un edificio emblemático y referente entre los archivos del mundo por su diseño y los sistemas de almacenamiento de EUN.
NRFM México: Los contratos gestionados por EUN Logic superan la cifra de 1,5 millones.
Por Miguel Ángel Bermejo